オンラインで会議したい（少人数、大人数、1対多）
テレワークで仕事をしていると、参加メンバーが自宅やコワーキングスペースから会議に参加することがあります。その場合に使えるツールやコツをご紹介します。
少人数での会議の場合
会社で仕事をしていると、「ちょっといいですか」と簡単に打ち合わせすることができるでしょう。しかし、テレワークの場合は何らかのツールを使う必要あります。少人数での打ち合わせに向いている、簡単かつ安価（無料など）で使えるツールもあります。
おすすめツール
LINE
友達や家族間などでよく使われているツール。利用頻度も高く、ビジネスシーンでも情報共有が手軽にできる反面、ちょっとカジュアルに感じてしまうところも。 互いのID交換する必要がある。
Facebookメッセンジャー
Facebookの無料通話アプリ。Facebookのアカウントがあればお互いに友達にならなくても利用することは可能。友達機能があるためビジネス利用では抵抗を感じる場合も。
Skype
元祖オンラインミーティングツール。基本的にパソコンで利用し固定電話へも格安でかけることができる。 互いのID交換する必要がある。※Skype for Businessは2021年7月31日に終了予定
Skype | 無料通話とチャット用のコミュニケーション ツール
大人数での会議の場合
対面の会議でも大人数の会議には、少人数の打ち合わせには必要にないマイクやプロジェクターが必要となってきます。オンラインも同様で、大人数のオンライン会議では、少人数とは違うツールの方が使いやすかったり、通知機能も使ったりすると「うっかり忘れていた」も防ぐことができます。
おすすめツール
Zoom
ミーティングを設定する人のみアカウント登録が必要で相手のID等を聞く必要はない。 招待URLを送り、それをクリックしてもらえば、Zoomのアプリがインストールがされてそのままミーティングルームへ。 無料プランの場合、1対1なら無制限で、1対複数なら40分まで利用が可能。1つの会議を40分で終わらせよう！と言う目安にもなる。 パソコンの画面共有やホワイトボード機能などが使えるので、対面で会議をしているような臨場感が生まれる。
1対多の場合（セミナーなど）
最近では、オンラインでのセミナーや講義も多くなってきています。遠隔地からの参加のある説明会や多くの方に聞いてもらいたいセミナーでは今後、下記のようなツールを使って積極的な情報発信が求められる時代になってきつつあります。
おすすめツール
Zoom(ウェビナー）
ウェビナーとは、インターネット上で行なわれるセミナーそのもの、もしくはインターネット上でのセミナーを実施するためのツールのことを言う。 ライセンスによって異なるが、最大100人～10,000人が参加可能。
テレワークアドバイザーからのひと言アドバイス
オンライン会議システムは、ネット環境があればどこからでも簡単に遠隔地と接続できるので、ミーディングの設定も柔軟にでき、至急の判断が生じた時はもちろん、逆に日々こまめに打合せておきたい業務がある場合にも重宝します。
もちろん、遠隔での打合せをする時に対面でのやり取りにこだわることはありません。
チャットシステムやメール・電話等、目的に合った使いやすい手段を選びましょう。その場合も、どんな時にどのツールを使うかを従業員任せにせず、会社の標準ツールを決めることをおすすめします。
マニュアルを渡して丁寧に説明したつもりでも、PC操作等に不慣れな従業員が会議開始時間になっても参加できないことがあります。社内にサポートデスク的な要員をおき、気軽に相談できると良いでしょう。それでもSOSを出すことができない人もいますので、全体会議の前などに個別で対応しておくとより会議をスムーズに始めることができます。
また、オンライン会議のビジネスマナーとしては以下のようなことがあります。
- ミーティングを設定し招集するときは、日時だけでなく議題内容を示す。
- 事前に情報や資料を共有、目を通してから参加。
- 報告には時間を割かず、相談や議論に時間を使う。
- 終了時間を守り、議事録はその場で作成、共有する。
さらに、遠隔同士ならではのマナーとしては、
- 大きめのアクションや表情で反応を示す。
うなづき・返事・笑顔・一言を添えるなどすると安心感を与え、双方向のコミュニケーションにできます。 - 発言者を明確にして他の参加者が話を聞きやすいように、内容の前後に「発言よろしいでしょうか？」「以上です。」など一言添える。
会議の時間短縮を意識しつつも、お互いの気配りとやり方の改善を重ね、苦手意識や離脱者を生まないことが大切です。
テレワークツールは日進月歩です。ここにご紹介したもの以外でも様々なツールがありますので、環境などに合わせて選択するとよいでしょう。